B2B E-Ticaret ve Bayi Portalı: Hangi Özellikler Olmalı?

B2B e-ticaret, işletmelerin bayilerine, distribütörlerine ya da kurumsal müşterilerine internet üzerinden sipariş aldığı satış modelidir. En yaygın biçimi bayi portalıdır: bayi kendi hesabıyla giriş yapar, kendisine tanımlı fiyatları görür, stok durumunu kontrol eder, siparişini verir ve cari hesabını izler. İyi kurgulanmış bir portal, telefonla, e-postayla ve tablolarla yürüyen sipariş trafiğini tek bir yerde toplar.

Bu yazıda bir bayi portalında bulunması gereken özellikleri kontrol listesi olarak veriyoruz. Listeyi proje kapsamını belirlerken ve teklifleri karşılaştırırken kullanabilirsiniz.

B2B e-ticaret nedir, nerede kullanılır?

B2B e-ticarette alıcı bir işletmedir ve satın alma çoğu zaman tekrar eden, planlı siparişlerle yapılır. Karar tek bir kişiye değil, bir satın alma sürecine bağlı olabilir. Sık görülen kullanım alanları şunlardır:

• Üreticinin bayi ağına sipariş kanalı açması.
• Distribütörün perakendecilere ve kurumsal müşterilere satış yapması.
• Toptancının düzenli müşterilerine tekrar sipariş imkânı vermesi.
• Yedek parça ve sarf malzemesi gibi sık yenilenen ürünlerde kurumsal müşteriye kendi kendine sipariş imkânı.

İşletme açısından temel kazanım, siparişin kaynağında doğru girilmesidir. Telefonla ya da e-postayla gelen siparişi birinin yeniden sisteme yazması hem zaman alır hem de hata üretir. Portal bu adımı ortadan kaldırır; satış ekibi zamanını sipariş yazmak yerine bayi ilişkisine ve yeni müşteriye ayırabilir.

B2B portallar genellikle kapalıdır; katalog ve fiyatlar yalnız onaylı hesaplara görünür. Bazı işletmeler ürün kataloğunu herkese açık tutar, fiyat ve sipariş ekranlarını girişe bağlar. E-ticaretin diğer modelleriyle genel bir karşılaştırmayı e-ticaret nedir yazısında bulabilirsiniz.

B2B portalı ile B2C sitesinin farkları

Konu	B2C e-ticaret sitesi	B2B portal ve bayi portalı
Erişim	Herkese açık	Onaylı bayi ve kurumsal hesaplar
Fiyat	Herkes için aynı liste fiyatı ve kampanyalar	Bayiye ya da gruba özel fiyat listesi, iskonto ve koşullar
Ödeme	Kart ağırlıklı, sipariş anında	Cari hesap, vade, havale ve kart birlikte
Sipariş biçimi	Az kalemli, ürünler gezilerek	Çok kalemli, ürün koduyla ya da listeden toplu
Miktar kuralları	Genellikle yok	Koli katları, asgari sipariş miktarı ya da tutarı
Onay	Sipariş doğrudan işlenir	Kredi limiti, satın alma onayı ya da satış temsilcisi onayı
Satış ekibinin rolü	Çok sınırlı	Temsilci bayi adına sipariş girer, portalı takip eder
Evrak	Sipariş özeti ve fatura	Fatura, irsaliye, hesap ekstresi, teknik doküman

Bu farklar, B2C için tasarlanmış bir sitenin küçük eklemelerle bayi portalına dönüşmesini zorlaştırır. Özellikle fiyat ve cari hesap mantığı, sistemin çekirdeğinde ele alınmalıdır.

Bayi portalı özellikleri: kontrol listesi

Hesap ve yetki

• Bayi başvuru formu ve onay süreci.
• Bir bayi hesabında birden fazla kullanıcı; sipariş veren, onaylayan ve yalnız görüntüleyen gibi roller.
• Şube ya da teslimat adresi bazında sipariş.
• Satış temsilcisinin bayi adına giriş yapıp sipariş oluşturabilmesi.
• Kullanıcı işlem geçmişi: kim, ne zaman, hangi siparişi verdi.

Fiyat ve katalog

Fiyat kuralları, bayi portalında en çok hata üreten alanlardan biridir. Bayi yanlış fiyatı bir kez gördüğünde portala olan güveni sarsılır; bu yüzden kuralların tek bir kaynaktan, çoğu zaman ERP'den gelmesi gerekir.

• Bayiye ya da bayi grubuna özel fiyat listeleri.
• Ürün, kategori ya da marka bazında iskonto kuralları.
• Miktara bağlı fiyat basamakları.
• Bayiye özel katalog: bazı ürünleri yalnız belirli bayilere gösterme.
• Döviz bazlı fiyat ve kur güncellemesi, vergili ve vergisiz fiyat gösterimi.

Sipariş

• Ürün koduyla hızlı sipariş ekranı.
• Tablo dosyasından toplu sipariş yükleme.
• Önceki siparişi tekrarlama ve kayıtlı sipariş listeleri.
• Koli katı ve asgari sipariş kuralları.
• Teklif isteme ya da sepeti onaya gönderme.
• Sipariş durumunu (onay bekliyor, hazırlanıyor, sevk edildi) izleme.

Stok ve teslimat

Bayi, sipariş vermeden önce ürünün ne zaman elinde olacağını bilmek ister. Stok bilgisi ne kadar güvenilir olursa, bayinin sipariş öncesi telefonla teyit alma ihtiyacı o kadar azalır.

• Stok görünürlüğü: tam adet mi, "var, az, yok" gibi bir seviye mi gösterileceği.
• Depo bazında stok ve tahmini teslim tarihi.
• Kısmi sevkiyat ve bekleyen sipariş (backorder) takibi.
• Kargo ya da nakliye takip bilgisi.

Cari hesap ve ödeme

B2B satışta ödeme çoğu zaman siparişle aynı anda yapılmaz. Bayinin bakiyesini, vadesini ve limitini portalda görebilmesi, muhasebe ekibine gelen "ekstremi gönderir misiniz" taleplerini azaltır.

• Güncel bakiye, hesap ekstresi ve vadesi gelen tutarlar.
• Kredi limiti kontrolü; limit aşıldığında siparişi onaya düşürme.
• Kartla cari hesap ödemesi ya da sipariş ödemesi.
• Havale bildirimi ve ödeme geçmişi.

Evrak, iletişim ve destek

• Fatura ve irsaliyeleri görüntüleme ve indirme.
• Ürün teknik dokümanları, fiyat listesi dosyaları, katalog.
• Duyurular ve kampanya bildirimleri.
• İade, arıza ve talep kaydı.

Güvenlik ve veri erişimi

• Her bayinin yalnız kendi fiyatlarını, siparişlerini ve cari hesabını görmesi.
• Yönetici ve satış temsilcisi hesaplarında iki adımlı doğrulama.
• Hareketsiz oturumların belirli bir süre sonra kapanması.
• Kullanıcı işlemlerinin kayıt altına alınması ve kişisel verilerin KVKK (Kişisel Verilerin Korunması Kanunu) çerçevesinde işlenmesi.

Bayi portalı, rakiplerin görmemesi gereken fiyat ve müşteri bilgisini barındırır. Yetki hataları, işlevsel hatalardan daha pahalıya mal olabilir.

Entegrasyon

• ERP ile fiyat, stok, cari hesap ve sipariş eşitlemesi.
• E-fatura ve e-arşiv süreciyle bağlantı.
• Kargo ya da nakliye firmasıyla gönderi bilgisi alışverişi.

Bir bayi portalının değeri büyük ölçüde ERP bağlantısının doğruluğuna bağlıdır. ERP'nin rolünü ERP nedir yazısında, verinin sistemler arasında nasıl akacağının planlanmasını e-ticaret entegrasyonları rehberinde anlattık.

Bayi yönetim sistemi ile bayi portalı aynı şey mi?

Terimler çoğu zaman birbirinin yerine kullanılır, ama kapsamları farklıdır. Bayi portalı, bayinin sipariş verdiği ve hesabını izlediği ekrandır. Bayi yönetim sistemi ise buna ek olarak merkezin bayi ağını yönettiği işlevleri de içerir: bayi performansı, hedefler ve prim hesapları, saha ziyaretleri, bayi sözleşmeleri ve sezon planlaması.

Bayi sipariş sistemi ise yalnız sipariş toplama işlevine odaklanan, en dar kapsamlı çözümdür. Proje başında hangisine ihtiyacınız olduğunu netleştirmek, kapsamı ve bütçeyi doğrudan etkiler.

Kapsam	Kim kullanır	Tipik işlevler
Bayi sipariş sistemi	Bayi	Katalog, bayiye özel fiyat, sipariş, sipariş durumu
Bayi portalı	Bayi ve satış temsilcisi	Sipariş işlevlerine ek olarak cari hesap, evrak, stok, talep kaydı
Bayi yönetim sistemi	Merkez, satış ekibi ve bayi	Portal işlevlerine ek olarak hedef, prim, performans raporu, saha ziyareti

Proje öncesi sorular

1. Kaç bayiniz ve bayi başına kaç kullanıcınız olacak?
2. Fiyat listeleri ve iskonto kuralları bugün nerede tutuluyor, ERP'de mi, tablolarda mı?
3. Portal ERP'nin önünde bir sipariş ekranı mı olacak, yoksa bazı kuralları kendisi mi işletecek?
4. Bayiler bugün siparişi hangi kanallardan veriyor ve bu kanallar kapanacak mı?
5. Hangi durumlarda sipariş onaya düşmeli: kredi limiti, özel fiyat, asgari tutar?
6. Stok ne kadar ayrıntılı gösterilmeli; diğer bayilerin görmemesi gereken bilgi var mı?
7. Bayiler hangi ödeme yöntemlerini kullanacak, vade nasıl işleyecek?
8. Saha satış ekibi portalı mobilde kullanacak mı?
9. B2C siteniz varsa aynı altyapıyı mı paylaşacak, ayrı mı çalışacak?
10. Portala kademeli mi geçilecek; önce bir bayi grubuyla pilot yapılabilir mi?
11. Bayilere eğitim ve destek kim verecek?

Bu soruların cevapları, teklif isteyeceğiniz firmalara vereceğiniz ihtiyaç belgesinin omurgasını oluşturur. Cevabı belirsiz kalan her madde, projede sonradan ek iş ve ek bütçe olarak geri döner.

İlk sürümde neler olmalı?

Kontrol listesindeki her maddenin ilk günden hazır olması gerekmez. Bayinin telefon yerine portalı kullanmasını sağlayan çekirdek işlevleri önce devreye almak, geri kalanını kullanım verisiyle önceliklendirmek daha sağlıklıdır. Aşağıdaki ayrım genel bir öneridir; sizin önceliğiniz iş modelinize göre değişebilir.

Özellik grubu	İlk sürüm için	Sonraki sürümlere bırakılabilir
Hesap ve yetki	Bayi girişi, temel roller, teslimat adresleri	Ayrıntılı onay hiyerarşisi, temsilci adına giriş
Fiyat ve katalog	Bayiye özel fiyat listesi, temel iskonto	Miktar basamakları, bayiye özel katalog
Sipariş	Ürün koduyla hızlı sipariş, sipariş durumu	Tablo dosyasından toplu yükleme, teklif isteme
Stok	Stok seviyesi gösterimi	Depo bazında stok, tahmini teslim tarihi
Cari hesap	Bakiye ve ekstre görüntüleme	Kartla cari ödeme, havale bildirimi
Entegrasyon	ERP'den fiyat, stok ve cari; ERP'ye sipariş	Kargo takibi, evrak arşivi

Bayilerin portalı benimsemesi için

Teknik olarak eksiksiz bir portal, bayiler kullanmadığı sürece değer üretmez. Benimsemeyi kolaylaştıran adımlar şunlardır:

• Pilot bayi grubuyla başlayın. Sipariş alışkanlıkları farklı birkaç bayiyle ilk sürümü deneyin ve geri bildirimleri toplayın.
• Kısa eğitim materyalleri hazırlayın. Hızlı sipariş, tekrar sipariş ve ekstre görüntüleme gibi sık işler için birkaç dakikalık anlatımlar yeterlidir.
• Satış temsilcilerini sürece katın. Temsilci portalı sahiplenmezse bayiyi de ikna edemez; temsilcinin bayi adına portaldan sipariş girebilmesi geçişi kolaylaştırır.
• Eski kanalları kademeli kapatın. Telefon ve e-postayla gelen siparişleri bir süre kabul ederken bayiyi nazikçe portala yönlendirin.
• Kullanımı izleyin. Hangi bayilerin portalı kullanmadığını görün ve nedenini sorun; çoğu zaman küçük bir eksik ya da alışkanlık meselesi çıkar.

Sık yapılan hatalar

• B2C sitesini bayilere açmak. Aynı ekranlara bir fiyat alanı eklemek, toplu sipariş ve cari hesap ihtiyacını karşılamaz.
• Fiyat kurallarını ERP'nin dışında kopyalamak. İki yerde tutulan fiyat listesi er ya da geç birbirinden ayrışır.
• Bayileri tasarım sürecine katmamak. Sipariş alışkanlıkları bilinmeden tasarlanan portal kullanılmaz ve siparişler yine telefona döner.
• İlk sürüme her şeyi koymak. Temel sipariş akışını önce devreye alıp bayilerin geri bildirimiyle genişletmek daha güvenlidir. Bu yaklaşımı MVP nedir yazısında anlattık.
• Destek planı yapmamak. Şifre sıfırlama ve sipariş soruları gibi talepler için bir sorumlu belirlenmezse bayiler portaldan uzaklaşır.

Granobra'da nasıl çalışıyoruz

Granobra, İstanbul merkezli bir dijital ajans olarak özel e-ticaret yazılımı kapsamında bayi portalı ve B2B sipariş sistemleri geliştiriyor. Proje başında fiyat, cari hesap ve onay kurallarınızı ERP'nizle birlikte haritalıyor, ilk sürüme girecek özellikleri sizinle birlikte önceliklendiriyoruz. Kaynak kod ve lisans koşulları teklifte açıklanır, sözleşmede belirlenir.

Sık sorulan sorular

B2B portal ile bayi portalı arasında fark var mı?

Çoğu zaman aynı şeyi anlatır. B2B portal daha geniş bir terimdir ve kurumsal müşterilere, tedarikçilere ya da iş ortaklarına açılan portalları da kapsar. Bayi portalı ise bayi ağına sipariş ve cari hesap hizmeti veren türüdür.

Bayi sipariş sistemi hazır bir paketle kurulabilir mi?

Fiyat yapınız sade, bayi sayınız sınırlı ve ERP'niz yaygın bir ürünse hazır B2B paketleri iş görebilir. Bayiye özel karmaşık iskonto kuralları, onay akışları ya da özelleştirilmiş ERP alanları varsa hazır paket ya yetersiz kalır ya da süreçlerinizi pakete uydurmanızı ister. Karar için proje öncesi sorulara verdiğiniz cevaplar iyi bir başlangıç noktasıdır.

B2B ve B2C satış aynı altyapıda yürüyebilir mi?

Yürüyebilir. Bu yapıda ürün kataloğu ve stok ortak kalır; fiyat, ödeme ve sipariş kuralları müşteri tipine göre ayrılır. İki kanalın ihtiyaçları baştan tasarıma girdiğinde sağlıklı çalışır, sonradan eklenen bir B2B katmanı ise çoğu zaman kısıtlı kalır.

Bayilere stok miktarını göstermek doğru mu?

İşletmeden işletmeye değişir. Tam adet göstermek bayinin planlamasını kolaylaştırır. Stok bilgisinin rekabet açısından hassas olduğu durumlarda ise "var, az, yok" gibi seviyeler ya da tahmini teslim tarihi göstermek daha uygundur.

Portal ihtiyaçlarınızı netleştirelim

Bir bayi portalının başarısı, bayilerin siparişi telefonla vermek yerine portalı tercih etmesiyle ölçülür. İhtiyaç listenizi birlikte netleştirmek isterseniz projenizi konuşalım.