E-Ticaret için Gerekli Belgeler ve Sitede Bulunması Gereken Metinler

E-ticaret için gerekli belgeler iki gruba ayrılır. Birinci grup işletmenin resmî kaydıyla ilgilidir: şahıs işletmesi ya da şirket kuruluşu, vergi levhası, fatura düzeni ve ETBİS kaydı. İkinci grup sitenizde yayımlamanız gereken metinlerdir: ön bilgilendirme formu, mesafeli satış sözleşmesi, iade ve cayma koşulları, KVKK aydınlatma metni ve çerez politikası.

Bu yazı bir kontrol listesidir; hukuki ya da mali danışmanlık yerine geçmez ve şablon metin içermez. Mevzuat değişebildiği için her maddeyi muhasebeciniz, hukuk danışmanınız ve resmî kaynaklarla doğrulayın.

E-ticaret için gerekli belgeler: şirket ve vergi hazırlığı

E-ticaret şirketi kurmak mı, şahıs işletmesi mi?

İnternetten düzenli satış yapmak ticari faaliyettir ve vergi mükellefiyeti gerektirir. Başlıca iki yol vardır: şahıs işletmesi ya da limited veya anonim şirket gibi bir sermaye şirketi. Seçim, beklenen ciroya, borçlara karşı sorumluluk tercihinize, ortaklık yapısına ve muhasebe maliyetine göre değişir.

Konu	Şahıs işletmesi	Sermaye şirketi
Kuruluş	Vergi dairesine başvuru ve faaliyete göre esnaf ya da ticaret siciline kayıt	Ticaret siciline tescil, esas sözleşme, MERSİS kaydı
Sorumluluk	İşletme sahibi kişisel olarak sorumludur	Kural olarak şirket varlığıyla sınırlıdır; kamu borçları gibi istisnalar vardır
Vergilendirme	Kazanç gelir vergisine tabidir	Kazanç kurumlar vergisine tabidir
Muhasebe yükü	Görece hafif	Daha kapsamlı
Ortaklık ve büyüme	Tek kişinin işletmesidir	Ortak almaya ve sermaye artırmaya uygundur

Tablo genel eğilimleri gösterir. Hangi yapının size uygun olduğunu ciro beklentinizle birlikte muhasebecinizle değerlendirin. Evde üretilen ürünlerin internetten satışı gibi bazı durumlar için özel muafiyet düzenlemeleri de vardır; koşulları sınırlıdır ve ayrıca incelenmelidir.

E-ticaret vergi levhası

Vergi levhası, vergi mükellefiyetinizi gösteren belgedir. E-ticarete özel ayrı bir levha türü yoktur; önemli olan, mükellefiyetinizde internet üzerinden satış faaliyetinin doğru faaliyet koduyla (NACE) tanımlı olmasıdır. Zaten bir işletmeniz varsa yeni bir mükellefiyet açmak yerine faaliyet eklemek yeterli olabilir.

Vergi levhası, sanal POS başvurusunda, pazaryeri satıcı kaydında ve kargo anlaşmalarında sık istenen belgelerdendir. Mükellefiyet işlemlerinize ve güncel duyurulara Gelir İdaresi Başkanlığı üzerinden ulaşabilirsiniz.

Fatura düzeni: e-arşiv ve e-fatura

İnternetten satışta faturanın elektronik olarak düzenlenmesi yaygındır ve belirli koşullarda zorunludur. Gelir İdaresi Başkanlığı, e-fatura ve e-arşiv faturaya geçiş yükümlülüğünü ciro ve faaliyet türü gibi ölçütlere bağlar; internet üzerinden satış yapanlar için ayrıca düzenlemeler vardır. Eşikler zaman içinde değiştiği için güncel durumu GİB'den ve muhasebecinizden teyit edin. İki fatura türünün farkını ve sitenize nasıl bağlandığını e-arşiv fatura nedir yazısında anlattık.

Diğer kayıtlar ve hazırlıklar

• ETBİS kaydı: İnternetten satış yapan işletmelerin Ticaret Bakanlığı'nın Elektronik Ticaret Bilgi Sistemi'ne kaydolması gerekir. Kimlerin kapsamda olduğunu ve kayıt adımlarını ETBİS nedir yazısında ele aldık.
• İleti Yönetim Sistemi (İYS): Müşterilerinize kampanya e-postası ya da SMS gönderecekseniz ticari elektronik ileti onayı almanız ve bu onayları mevzuattaki kurallara göre yönetmeniz gerekir. İYS'ye kayıt yükümlülüğünüzü bu kapsamda kontrol edin.
• VERBİS: Veri Sorumluları Siciline kayıt yükümlülüğü, işletmenin büyüklüğüne ve faaliyetine göre değişir. Durumunuzu Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun güncel kararlarından kontrol edin.
• Sektöre özel izinler: Gıda, kozmetik, takviye edici gıda ya da tıbbi cihaz gibi bazı ürün gruplarının satışı için ilgili kurumlardan ek izin ya da kayıt gerekebilir. Ürün grubunuzun mevzuatını satışa başlamadan kontrol edin.
• Marka tescili: Zorunlu değildir, ama mağaza adınızı ve logonuzu tescil ettirmek ileride doğabilecek anlaşmazlık riskini azaltır. Marka başvurusu TÜRKPATENT'e yapılır.
• İşletme adına banka hesabı: Sanal POS, pazaryeri ödemeleri ve kargo tahsilatları için genellikle istenir.

Başvurularda sık istenen belgeler

Sanal POS başvurusu, pazaryeri satıcı kaydı ve kargo anlaşması gibi işlemlerde istenen belgeler kurumdan kuruma değişir. Yine de çoğu listede benzer belgeler yer alır:

Belge	Şahıs işletmesi	Sermaye şirketi
Vergi levhası	İşletme sahibi adına	Şirket adına
Kimlik belgesi	İşletme sahibinin kimliği	Şirket yetkilisinin kimliği
İmza belgesi	İmza beyannamesi	İmza sirküleri
Sicil kaydı	Ticaret siciline kayıtlıysa ticaret sicil gazetesi	Kuruluşu ve son değişiklikleri gösteren ticaret sicil gazeteleri
Faaliyet belgesi	Kayıtlı olunan esnaf ya da ticaret odasından	Kayıtlı olunan ticaret ya da sanayi odasından
Banka hesap bilgisi	İşletme sahibi adına hesap	Şirket adına hesap

Güncel listeyi başvuracağınız banka, ödeme kuruluşu, pazaryeri ya da kargo firmasından alın. Bazı kurumlar belgelerin yakın tarihli olmasını ister; belgeleri başvuru takviminize göre hazırlayın.

E-ticaret sitesi kurmak için gerekenler: kontrol listesi

Resmî kayıtlar tamamlanırken sitenin kendisi için de hazırlık yapılır. Aşağıdaki liste belge ve bilgi tarafını kapsar; teknik kurulum adımları için e-ticaret sitesi nasıl kurulur rehberine bakabilirsiniz.

• Ticaret unvanı, adres, vergi dairesi ve numarası, varsa MERSİS numarası
• Güncel vergi levhası ve internet satışına uygun faaliyet kodu
• İşletme adına açılmış banka hesabı
• Alan adı, barındırma hizmeti ve güvenli bağlantı (SSL) sertifikası
• Banka ya da ödeme kuruluşuyla yapılmış sanal POS sözleşmesi
• Kargo firmasıyla anlaşma ve iade gönderim koşulları
• E-fatura ya da e-arşiv fatura altyapısı
• Ürün bilgileri: ad, açıklama, teknik özellikler, fotoğraflar, vergiler dahil fiyat
• İade ve değişim süreci: iade adresi, kararı kimin vereceği, paranın nasıl iade edileceği
• Müşteri hizmetleri kanalları: telefon, e-posta, mesajlaşma
• Aşağıdaki bölümde yer alan yasal metinler
• ETBİS kaydı ve sitede gösterilecek künye bilgileri

Sitede bulunması gereken yasal metinler

Metin	Amacı	Sitede nerede durur
Ön bilgilendirme formu	Sözleşme kurulmadan önce tüketiciyi satıcı, ürün, fiyat, teslimat ve cayma hakkı konusunda bilgilendirmek	Ödeme adımında, sipariş onayından önce; onay kutusuyla
Mesafeli satış sözleşmesi	Satıcı ile tüketici arasındaki uzaktan satış sözleşmesi	Ödeme adımında onaylanır, sipariş sonrasında tüketiciye iletilir
İade ve cayma koşulları	Cayma hakkının nasıl kullanılacağını, iade adımlarını ve istisnaları anlatmak	Altbilgide ayrı sayfa; ürün sayfası ve sepetten bağlantı
Teslimat ve kargo bilgileri	Gönderim süresi, kargo ücreti ve teslimat bölgeleri	Altbilgide ayrı sayfa; ürün sayfasında özet
KVKK aydınlatma metni	Kişisel verilerin hangi amaçla ve nasıl işlendiğini açıklamak	Altbilgide; üyelik, sipariş ve iletişim formlarının yanında
Açık rıza metni	Açık rıza gerektiren işlemler için ayrı onay almak	Yalnız gerektiği yerde, ayrı ve işaretlenmemiş bir onay kutusuyla
Çerez politikası	Sitede kullanılan çerezleri ve amaçlarını açıklamak	Altbilgide; çerez onay bandından bağlantı
Üyelik ya da kullanım koşulları	Sitenin kullanım kuralları ve üyelik hükümleri	Altbilgide; üyelik formunda onayla
Künye ve iletişim	Satıcının kimlik ve iletişim bilgileri	Altbilgide ve iletişim sayfasında

Mesafeli satış sözleşmesi neleri içerir?

Mesafeli satış sözleşmesi, 6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun ve Mesafeli Sözleşmeler Yönetmeliği çerçevesinde hazırlanır. Genel olarak şu başlıkları kapsar:

• Satıcının kimlik ve iletişim bilgileri
• Ürünün ya da hizmetin temel nitelikleri
• Vergiler dahil toplam fiyat ve varsa ek masraflar
• Ödeme ve teslimat koşulları
• Cayma hakkı, nasıl kullanılacağı ve cayma hakkının kullanılamayacağı durumlar
• Şikâyet ve itirazlar için tüketici hakem heyetine ya da tüketici mahkemesine başvuru yolu

Başka bir sitenin sözleşmesini kopyalamak yaygın ama risklidir. Metin sizin ürününüze, teslimat ve iade sürecinize uymuyorsa tüketiciye yanlış bilgi verir ve bir uyuşmazlıkta sizi zor durumda bırakır.

Ön bilgilendirme formu ne zaman gösterilir?

Ön bilgilendirme, tüketici siparişi onaylamadan önce yapılmalıdır. Pratikte ödeme adımında, sipariş özetinin yanında gösterilir ve tüketicinin okuduğunu onaylaması istenir. Sipariş tamamlandıktan sonra ön bilgilendirme ve sözleşme metinlerinin tüketiciye kalıcı bir ortamda, örneğin e-postayla iletilmesi ve sizin tarafınızda da saklanması gerekir.

Ön bilgilendirme formu ile mesafeli satış sözleşmesinin içerikleri büyük ölçüde örtüşür, ama işlevleri farklıdır: biri sözleşme öncesi bilgilendirme, diğeri sözleşmenin kendisidir. İkisinin de siparişin içeriğine göre (ürün, fiyat, teslimat adresi) otomatik doldurulması, elle hazırlanan genel metinlerden çok daha sağlıklıdır.

KVKK metinleri

Aydınlatma metni, kişisel veriyi topladığınız her noktada erişilebilir olmalıdır. Açık rıza ise yalnız gerektiği durumlarda ve ayrı bir onayla istenir; sözleşmenin kurulması ve ifası için gerekli veri işleme açık rızaya bağlanmaz. Çerez politikasında zorunlu çerezler ile analiz ve pazarlama çerezleri ayrılmalı, isteğe bağlı çerezler onay alınmadan çalıştırılmamalıdır.

Sipariş sürecindeki yasal ayrıntılar

Metinlerin sitede bulunması tek başına yetmez; sipariş akışının da bu metinlerle uyumlu çalışması gerekir. 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun, satıcıdan sipariş öncesinde ve sonrasında bazı temel yükümlülükler bekler:

• Tüketici, siparişi onaylamadan önce girdiği bilgilerdeki hataları görebilmeli ve düzeltebilmelidir.
• Siparişin alındığı, elektronik iletişim araçlarıyla gecikmeden teyit edilmelidir.
• Satıcının kimlik ve iletişim bilgileri sitede kolayca erişilebilir olmalıdır.

Kampanya ve bülten iletileri için de alıcının önceden onayı gerekir. Bu onayı sipariş onayından ayrı ve varsayılan olarak işaretsiz bir kutuyla almak, hem ticari elektronik ileti kurallarına uyumu hem de müşterinin güvenini destekler.

Bu maddelerin çoğu tasarım ve yazılım kararıdır. Onay kutularının yeri, sipariş özeti ekranı ve onay e-postasının içeriği, site tasarlanırken planlanmalıdır.

Yayın öncesi kontrol

1. Bütün yasal metin sayfaları altbilgiden erişilebiliyor ve bağlantıları çalışıyor.
2. Ödeme adımında ön bilgilendirme formu ve mesafeli satış sözleşmesi, siparişin içeriğine göre doldurulmuş olarak görünüyor.
3. Onay kutuları varsayılan olarak işaretsiz; pazarlama izni sipariş onayından ayrı.
4. Sepette ve ödeme adımında vergiler dahil fiyat, kargo ücreti ve varsa ek bedeller sipariş onayından önce görünüyor.
5. Sipariş onay e-postası sipariş özetini ve sözleşme metinlerini ya da bunlara erişim yolunu içeriyor.
6. Künye bilgileri ETBİS kaydı, vergi levhası ve sözleşmelerdeki bilgilerle aynı.
7. Çerez bandı, analiz ve reklam etiketlerini onaydan önce çalıştırmıyor.
8. İade sayfasındaki adres ve adımlar, depo ekibinin gerçekte uyguladığı süreçle aynı.
9. Metinler hukuk danışmanınızın kontrolünden geçti ve güncelleme tarihleri belli.
10. Gerçek bir test siparişi verilip iade edildi; bütün e-postalar ve belgeler kontrol edildi.

Sık yapılan hatalar

• Başka bir sitenin metinlerini kopyalamak. Farklı bir iş modeline göre yazılmış iade süreleri ve koşulları, sizin taahhüdünüz hâline gelir.
• Metinleri bir kez yazıp unutmak. Kargo firması, iade adresi ya da ödeme seçenekleri değiştiğinde metinlerin de güncellenmesi gerekir.
• Künye bilgilerini eksik bırakmak. Yalnız bir iletişim formu sunmak, satıcının kimlik ve iletişim bilgilerini açıkça gösterme yükümlülüğünü karşılamaz.
• Cayma hakkı istisnalarını genişletmek. Yönetmelikte sayılan istisnaların dışında kalan ürünler için cayma hakkını kısıtlayan ifadeler hukuken sorun yaratabilir ve müşterinin güvenini zedeler.
• Bütün onayları tek bir kutuda toplamak. Sözleşme onayı ile pazarlama izni ya da açık rıza aynı kutuya bağlanmamalıdır.

Granobra'da nasıl çalışıyoruz

Granobra, İstanbul merkezli bir dijital ajans olarak e-ticaret web tasarımı projelerinde yasal metin sayfalarının, ödeme adımındaki onay kutularının ve altbilgideki künye alanının yerini tasarım aşamasında planlıyor. Metinlerin içeriğini hukuk danışmanınız hazırlar; biz bu metinlerin sipariş akışında doğru adımda ve doğru biçimde gösterilmesine odaklanıyoruz.

Sık sorulan sorular

E-ticaret yapmak için şirket kurmak zorunlu mu?

Düzenli internet satışı ticari faaliyettir ve vergi kaydı gerektirir. Bu kayıt şahıs işletmesi olarak da yapılabilir; sermaye şirketi kurmak her durumda zorunlu değildir. Hangi yapının uygun olduğunu ciro beklentiniz ve sorumluluk tercihinizle birlikte muhasebecinizle değerlendirin.

Mesafeli satış sözleşmesi için hazır şablon kullanılabilir mi?

Şablon bir başlangıç noktası olabilir, ama metin sizin ürünlerinize, teslimat ve iade sürecinize göre uyarlanmalıdır. Kopyalanan metindeki yanlış bir süre ya da iade koşulu, tüketiciye verdiğiniz bir taahhüt olarak karşınıza çıkabilir. Son hâlini bir hukuk danışmanına kontrol ettirin.

Ön bilgilendirme formu ile mesafeli satış sözleşmesi aynı şey mi?

Değil. Ön bilgilendirme formu, sözleşme kurulmadan önce tüketiciye verilmesi gereken bilgileri içerir ve sipariş onayından önce gösterilir. Mesafeli satış sözleşmesi ise tarafların hak ve yükümlülüklerini düzenleyen sözleşmenin kendisidir.

E-ticaret için ayrı bir vergi levhası gerekir mi?

E-ticarete özel bir vergi levhası yoktur. Mevcut bir işletmeniz varsa internetten satış faaliyetini mükellefiyetinize eklemeniz yeterli olabilir. Faaliyet kodunun doğru seçilmesi için muhasebecinizle çalışın.

Pazaryerinde satış yaparken de bu metinler gerekir mi?

Pazaryerleri, ön bilgilendirme ve sözleşme akışını genellikle kendi altyapısında sunar. Buna karşılık satıcı bilgileriniz, iade adresiniz, teslimat süreleriniz ve iade koşullarınızın doğru girilmesi sizin sorumluluğunuzdadır. Kendi sitenizden de satış yapıyorsanız bu metinleri kendi siteniz için ayrıca hazırlamanız gerekir.

Hazırlığınızı siteyle birlikte planlayın

Belgeler ve yasal metinler hazır olduğunda sitenin de bu metinleri doğru yerde gösterecek şekilde kurgulanması gerekir. E-ticaret sitenizi bu hazırlıkla birlikte planlamak isterseniz projenizi konuşalım.