E-Arşiv Fatura Nedir? E-Ticaret Sitesinde E-Fatura Entegrasyonu

E-arşiv fatura nedir sorusunun kısa cevabı: e-arşiv fatura, e-fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara, yani çoğunlukla bireysel tüketicilere ve sisteme kayıtlı olmayan işletmelere düzenlenen elektronik faturadır. Satıcı faturayı elektronik ortamda oluşturur, saklar ve bilgilerini Gelir İdaresi Başkanlığı'na (GİB) raporlar. E-ticaret sitelerinde bu faturanın her siparişte elle değil, otomatik düzenlenmesi bir entegrasyon işidir.

Bu yazı genel bilgi verir, vergi danışmanlığı değildir. Zorunluluk kapsamı, eşikler ve geçiş tarihleri tebliğlerle güncellenir; güncel kurallar için Gelir İdaresi Başkanlığı duyurularını ve mali müşavirinizi esas alın.

E-arşiv fatura ne demek?

E-arşiv fatura, kâğıt faturayla aynı hukuki niteliğe sahip, ancak elektronik ortamda düzenlenen, saklanan ve raporlanan faturadır. Adındaki "arşiv", belgenin kâğıt yerine elektronik arşivde tutulmasından gelir. Temel özellikleri şunlardır:

• Alıcı: E-fatura sistemine kayıtlı olmayan kişi ya da kurum
• İletim: Alıcıya elektronik yollarla, çoğunlukla e-posta ile ulaştırılır. İnternet satışlarında elektronik iletim esastır; kâğıt çıktının hangi durumlarda verilebileceğini mali müşavirinizle netleştirin
• Raporlama: Düzenlenen faturaların bilgileri GİB'e belirlenen sürelerde raporlanır
• Saklama: Satıcı, faturayı yasal süre boyunca elektronik ortamda saklar

E-arşiv fatura üç yoldan düzenlenebilir: GİB'in e-Arşiv Portal'ı, GİB'in izin verdiği özel entegratörler ya da izin alınmış kendi bilgi işlem sistemi. Az sayıda fatura kesen işletmeler portalı kullanabilir; her gün çok sayıda sipariş alan bir e-ticaret sitesi için pratik yol genellikle özel entegratördür.

İnternet üzerinden yapılan satışlarda e-arşiv faturada satışa ve gönderime dair ek bilgilerin yer alması istenir; satışın yapıldığı web adresi, ödeme şekli ve gönderim bilgileri bunlara örnektir. Güncel alan listesini GİB'in e-arşiv kılavuzlarından doğrulayın.

E-fatura nedir?

E-fatura, e-fatura sistemine kayıtlı iki mükellef arasında düzenlenen ve GİB altyapısı üzerinden alıcının sistemine iletilen elektronik faturadır. Kâğıt olarak gönderilmez; gönderim ve alım baştan sona elektronik yürür. Mükellefler e-faturayı GİB portalı, özel entegratör ya da doğrudan entegrasyon yoluyla kullanabilir.

E-faturada en sık kullanılan iki senaryo temel ve ticari senaryodur. Ticari senaryoda alıcı, faturayı sistem üzerinden kabul ya da reddedebilir. Temel senaryoda böyle bir yanıt adımı yoktur. Hangi senaryonun kullanılacağını taraflar ve mali müşavirler belirler.

E-fatura ve e-arşiv farkı

Aynı işletme çoğu zaman ikisini birlikte kullanır: kurumsal müşteriye e-fatura, bireysel müşteriye e-arşiv fatura. Aradaki fark belgenin kime düzenlendiğinden doğar.

Ölçüt	E-fatura	E-arşiv fatura
Alıcı	E-fatura sistemine kayıtlı mükellef	Kayıtlı olmayan kişi ya da kurum
İletim	GİB altyapısı üzerinden alıcının sistemine	Alıcıya e-posta gibi elektronik yollarla; bazı satışlarda kâğıt çıktı olarak
GİB ile ilişki	Fatura sistem üzerinden geçer	Fatura bilgileri GİB'e raporlanır
Alıcı yanıtı	Ticari senaryoda kabul ya da red	Sistem üzerinden yanıt adımı yok
E-ticarette tipik kullanım	Kurumsal müşteriye satış	Bireysel müşteriye satış
Saklama	Elektronik ortamda	Elektronik ortamda

Hangi belgenin düzenleneceğini alıcının vergi kimlik numarası ya da T.C. kimlik numarası belirler. Numara e-fatura kayıtlı kullanıcı listesindeyse e-fatura, değilse e-arşiv fatura düzenlenir. Bu kontrolü her siparişte elle yapmak mümkün değildir; entegrasyonun temel işlevlerinden biri budur.

E-fatura ve e-arşiv, e-belge adı verilen daha geniş bir ailenin parçasıdır. E-irsaliye, e-serbest meslek makbuzu ve e-müstahsil makbuzu da bu ailededir. E-ticaret sitesinin gündelik akışında en sık karşılaşılanlar ise e-fatura ve e-arşiv faturadır.

E-ticaret sitesinde fatura akışı nasıl işler?

Otomatik bir akışta hiçbir fatura elle düzenlenmez. Tipik sıra şöyledir:

1. Fatura bilgisi: Ödeme sayfasında müşteri bireysel ya da kurumsal fatura seçer. Kurumsal seçimde unvan, vergi dairesi ve vergi numarası alınır.
2. Tetikleme anı: Fatura, kurguya göre ödeme onaylandığında ya da sipariş kargoya verildiğinde oluşturulur. Hangi anın esas alınacağını mali müşavirinizle belirleyin.
3. Mükellef sorgusu: Sistem, alıcının e-fatura kayıtlı kullanıcısı olup olmadığını entegratör üzerinden sorgular.
4. Belge türü: Sonuca göre e-fatura ya da e-arşiv fatura oluşturulur ve entegratöre gönderilir.
5. Kayıt ve gönderim: Fatura numarası ve PDF sipariş kaydına bağlanır, müşteriye e-postayla iletilir ve hesabında görünür.
6. İade ve iptal: İade edilen siparişte hangi belgenin düzenleneceği alıcının türüne göre değişir. Kural mali müşavirle netleştirilip sisteme işlenir.

Fatura bilgisini ödeme sayfasında doğru toplamak

Entegrasyon ne kadar iyi kurulursa kurulsun, yanlış girilen fatura bilgisi yanlış belgeye dönüşür. Ödeme sayfasında şu önlemler sonradan düzeltme ihtiyacını azaltır:

• Bireysel ve kurumsal fatura seçeneğini açıkça ayırın; kurumsal seçimde unvan, vergi dairesi ve vergi numarası alanlarını zorunlu yapın.
• Vergi numarasının on, T.C. kimlik numarasının on bir haneli olduğunu form düzeyinde kontrol edin.
• Teslimat adresi ile fatura adresinin farklı olabileceğini hesaba katın.
• Kayıtlı müşterinin fatura bilgilerini hesabında saklayın ve bir sonraki siparişte önerin.

Kurumsal müşteri bilgisini eksik girdiğinde sistemin e-fatura yerine e-arşiv fatura üretmesi, sık görülen bir düzeltme sebebidir. Formu sadeleştirmek ile doğru veriyi toplamak arasındaki dengeyi test ederek bulun.

Fatura entegrasyonu tek başına düşünülmemeli. Pazaryeri, kargo, muhasebe ve ERP bağlantılarıyla aynı veri akışının parçasıdır; bu bağlantıların bütününü e-ticaret entegrasyonları yazısında bulabilirsiniz.

E-fatura entegrasyonu için kontrol listesi

Entegratör seçerken ve yazılım ekibine iş tanımı verirken şu maddeleri kontrol edin:

• Entegratörün API dokümantasyonu açık mı, test ortamı var mı?
• Mükellef sorgusu otomatik yapılıyor mu, sonuç önbelleğe alınıyor mu?
• Fatura şablonu (logo, iletişim ve banka bilgileri) ve seri ayarları hazır mı?
• Ürün bazında vergi oranları doğru tanımlı mı?
• Kargo bedeli, indirim, kupon ve taksit farkı faturada nasıl görünecek?
• Kısmi gönderim ve kısmi iade senaryoları tanımlı mı?
• Entegratör yanıt vermezse sistem yeniden deniyor mu, sorumlu kişiye bildirim gidiyor mu?
• Faturalar muhasebe yazılımına ya da ERP'ye aktarılıyor mu?

Son iki madde kolayca gözden kaçar. Entegratör kısa bir süre yanıt vermediğinde sessizce faturasız kalan siparişler, ay sonunda elle düzeltilmesi gereken bir iş yığınına dönüşür.

Faturanın yanında e-ticaret sitesinin başka yasal yükümlülükleri de vardır. Elektronik Ticaret Bilgi Sistemi kaydı için ETBİS nedir yazısına bakabilirsiniz.

Granobra'da nasıl çalışıyoruz

Özel e-ticaret yazılımı projelerinde fatura akışını sipariş, ödeme, kargo ve iade süreçleriyle birlikte proje başında haritalıyoruz. Hangi özel entegratörle çalışacağınıza siz ve mali müşaviriniz karar verirsiniz; entegrasyonun kapsamı teklifte açıklanır. Ayrıntılar için özel e-ticaret yazılımı sayfamıza göz atabilirsiniz.

Sık sorulan sorular

E-arşiv fatura zorunlu mu?

Belirli ciro eşiklerini aşan mükellefler e-fatura ve e-arşiv fatura sistemine geçmek zorundadır; internet üzerinden mal ve hizmet satanlar için de ayrıca belirlenmiş eşikler vardır. Zorunlu olmayan işletmeler de sisteme isteğe bağlı olarak geçebilir; kapsam dışındaki işletmelerin belirli tutarı aşan faturaları e-arşiv olarak düzenlemesi de gerekebilir. Eşikler ve tarihler değişebildiği için kendi durumunuzu GİB duyurularından ve mali müşavirinizle kontrol edin.

Bireysel müşteriye e-fatura kesilebilir mi?

Bireysel tüketici e-fatura sistemine kayıtlı olmadığı için ona e-arşiv fatura düzenlenir. E-fatura yalnız sisteme kayıtlı iki taraf arasında düzenlenebilir. T.C. kimlik numarasıyla e-fatura sistemine kayıtlı şahıs işletmeleri bu açıdan kurumsal alıcı gibi değerlendirilir; mükellef sorgusu bu ayrımı otomatik yapar.

E-fatura ve e-arşiv için ayrı entegrasyon gerekir mi?

Genellikle hayır. Özel entegratörler iki belgeyi çoğunlukla aynı hizmet altında sunar; e-ticaret sitesi tek bir entegrasyonla, mükellef sorgusunun sonucuna göre doğru belgeyi düzenleyebilir.

Pazaryerindeki satışlarda faturayı kim keser?

Pazaryerinde satış yapan satıcı, sattığı ürünün faturasını alıcıya kendisi düzenler. Pazaryeri ise kendi komisyon ve hizmet bedelleri için satıcıya fatura keser. Pazaryerinin kendi adına sattığı ürünlerde faturayı pazaryerinin kendisi düzenler.

Fatura entegrasyonu olmadan e-ticaret yapılabilir mi?

Sipariş sayısı azsa faturalar portal üzerinden elle düzenlenebilir. Sipariş arttıkça elle düzenleme hata ve gecikme riskini büyütür; entegrasyon bu yüzden çoğu işletmede zamanla gerekli hâle gelir.

Fatura akışınızı birlikte planlayalım

E-ticaret sitenizde siparişten faturaya kadar akışın elle müdahale gerektirmeden işlemesini istiyorsanız, mevcut sürecinizi birlikte gözden geçirelim. Teklif alın, projenizi konuşalım.